واژه خود را وارد کنید

ارتباطات موثر ایجاد نمایید!

ارتباطات موثر ایجاد نمایید!

ارتباطات موثر ایجاد نمایید!

ارتباط موثر به درک مشترک از مسائل مهم منجر می‌شود. وقتی افراد در مجموعه‌ای الزام‌آور از ارزش‌ها همسو باشند، اشتیاق، تعهد و بازدهی قابل توجهی به دنبال خواهد داشت. از این جهت، ارتباط موثر از رهبری کارآمد جدایی‌ناپذیر است. رهبران فقط به اندازه توانایی که در برقراری ارتباط دارند، کارآمد هستند.

ارتباط به افراد معنا و جهت می‌دهد. وجود اهداف متناقض، ارزش‌های نا مشخص،سوءتفاهم، عدم هماهنگی، آشفتگی، روحیه ضغیف و افراد دارای حداقل عملکرد مورد نیاز، همگی ناشی از فقدان ارتباطات مطلوب است.

فرهنگ‌ها و شیوه‌های ارتباط متفاوت است، اما اشتراکات قابل توجه و قابل پیش‌بینی در میان مراکز تماس موفق وجود دارد. از جمله مهمترین آنها عبارتند از:

 

۱٫متعهد شوید که افراد را همواره در جریان اطلاعات قرار دهید

رهبران سازمان‌هایی که عملکرد برتری دارند، تمایل دارند کارکنان خود را در جریان امور قرار دهند؛ بنابراین آنها را از اخبار خوب و بد مطلع می‌کنند. این کار شایعه پراکنی را – که مانع ارتباطات دقیق و موثر می‌شود- به حداقل می‌رساند و فضای اعتماد ایجاد می‌کند.ساده به نظر می‌رسد، اما برقراری ارتباط اولین قد محسوب می‌شود. مدیری را می‌شناسم که تصمیم گرفت برقراری ارتباطات عالی را اولویت اول سازمان خود تعیین کند. وی این مورد را به معنای واقعی در فهرست وظایف روزانه خود قرار داد؛ تعهد او تاثیر قابل توجهی بر توان تولید، وضوح و شفافیت در سازمان است.

۲-فرهنگ حمایتی ایجاد نمایید

یکی از بارزترین جنبه‌های فرهنگ مثبت این است که چشم انداز، ماموریت و تاثیر مرکز تماس بر سایر بخش‌های سازمان به خوبی مشخص باشد و همه نسبت به آن آگاه باشند. چرا مرکز تماس وجود دارد؟ برای دستیابی به چه هدفی تلاش می‌کند؟ چه نفعی برای مشتریان و سازمان دارد؟ چه نفعی برای کارمندان دارد؟ برای متعهد ساختن کارمندان به چشم‌انداز سازمان اقداماتی انجام دهید. اطلاعات آنها را دریافت نمایید، منتشر کنید و به آن اعتقاد داشته باشید.

۳-ابزارهای ارتباطی مناسب ایجاد نمایید

لازمه محیطی که در آن ارتباطات گسترش می‌یابد، این است که افراد و تیم ها از فناوری های ارتباطی سازگار و قدرتمندی برخوردار باشند. کانال های ارتباطی معمول، پیام فوری، همکاری داخلی و ابزارهای کنفرانس، ایمیل، تلفن، قابلیت های کنفرانس دهی و دیگر ابزارها در صورتی که فراهم و در سراسر سازمان سازگار باشند- پتانسیل ارتباطی زیادی به سازمان می بخشند. به این ترتیب اطلاعات لازم فراهم و مظهر تقویت ارتباط و صمیمیت می شود.

۴-کانال‌های ارتباطی رسمی و غیر رسمی ایجاد نمایید

رهبران کارآمد، کانال‌های ارتباط رسمی و غیر رسمی ایجاد می‌کنند؛ اما ماموریت و ارزش‌هایی که از طریق این کانال‌ها منتقل می‌شود، یکسان است. قالب‌های ارتباطی عبارتند از بولتن‌های خبری، جلسه‌ها، نمایشگرها، ایمیل، پیام گیر صوتی، پوستر، ویکی و فرم‌های داخلی. یکی از راه‌های رسمی ارتباط بین کارمندان خط جلو و مدیریت، نظرسنجی از کارمندان است. مراکز تماس، به عنوان بخشی از فرآیند، کارشناسان را در بررسی مشکلات مشارکت می‌دهند و در جهت حل و فصل مسائل با برقراری ارتباط مداوم، حلقه را کوچک‌تر می‌نمایند.

۵-اطمینان حاصل نمایید که ساختار سیاست‌ها، ارتباطات را پشتیبانی می‌نمایند

به طور کلی، سازمان‌های مسطح‌تر که مبتنی بر همکاری هستند، محیطی به وجود می‌آورند که در آن ارتباط و اعتماد پرورش یابد. سیاست‌ها و رویه‌ها نیز بر اعتماد و ارتباط تاثیر گذارند. برای مثال، برنامه‌های نظارت و مشاوره، که به رشد و سلامت افراد و سازمان منجر می‌شوند، در اعتمادسازی و ترغیب ارتباطات راهگشا است.

۶-مرتب و فعالانه گوش بدهید

گوش دادن به دیدگاه‌ها، دورنماهای مختلف ایجاد می‌کند؛ رشد فردی را امکان‌پذیر و در درون سازمان اجماع ایجاد می‌نماید. گوش دادن فعالانه، فرهنگی را ایجاد می‌کند که موجب شکوفایی بهترین‌ها در افراد می‌شود. به علاوه،  مطالعات فراوان در خصوص مدیریت و راهبرد نشان داده است که برخی از بزرگترین رهبران تاریخ معمولا تصورات خود را از دیگر افراد درون گروه می‌گرفته‌اند. رهبران احتمالا بهترین دیدگاه‌ها را انتخاب می‌کردند، بر آن متمرکز می‌شدند، به آن شکل می‌دادند و آن را به عنوان روشی الزام‌آور به دیگران انتقال می‌کردند، اما به ندرت خود منشا عقاید می‌شدند.

۷-افراط نکنید

رهبران باتجربه از وجود تناقضی جالب اطلاع دارند: ارتباط بش از حد مانع ارتباط موثر می‌شود. برای ارتباط، سطح مناسبی وجود دارد که بیشتر از آن مانند عامل ضد تولید عمل می‌کند. جلسات، یادداشت‌ها، کنفرانس‌ها، پیام‌های ایمیل و بحث‌های بی وقفه و بیش از حد، ممکن است نشانه ضعف در برنامه‌ها و فرآیندها باشد. با استفاده از ابزار بهتر، تمرکز بیشتر بر آموزش سطح مناسبی از اختیارات، می‌توان نیاز به ارتباطات افراطی بلادرنگ را کاهش داد؛ چراکه ارتباط، بخشی از درک فردی و فرآیندهای تثبیت شده است.

 

برگرفته از کتاب مدیریت مرکز تماس(نوشته: برد کلیولند)